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7 mai 2010

Crise évitée de peu au Quartier Dix30

Mardi 4 mai, j’organise ma huitième assemblée générale annuelle (AGA) de la CIGM, à la salle de spectacle l’Étoile, au Quartier Dix30 à Brossard. Voici l’histoire d’une catastrophe évitée de peu.

Le jour de l’assemblée, je coordonne le travail de quatre fournisseurs (la salle, le conférencier principal, l’audio-visuel, le traiteur), en plus du personnel de la CIGM. Pour harmoniser toutes les équipes et assurer le succès de l’événement, nous planifions tout à la minute près. Le scénario de la journée se déroulait ainsi :
  • Avant-midi : tests de son et de projection, installation de l’aire d’inscription dans le hall d’entrée;
  • 12h à 13h inscription;
  • 13h à 16h assemblée générale;
  • 16h à 17h conférence de Georges Brossard;
  • 17h à 19h cocktail.
10h45. J’entre dans le Salon Vert, afin de m’assurer que le lunch du personnel est prêt. Rien. 11h. Nourriture toujours absente. Les breuvages, responsabilité de l’Étoile, y sont. « Au moins, nous avons des calories liquides … ». J’appelle le traiteur. Pas de réponse. Je vérifie avec Florence, la coordonnatrice d’événement de l’Étoile. Silence pour eux aussi. 11h15. Isabelle, la comptable, saute dans son auto rendre visite au traiteur. À son retour, elle achètera des sandwiches chez Première Moisson. J’avise l’équipe d’inscription, qui retourne à son poste le ventre vide.


Vers midi, enfin des nouvelles : « Désolé, nous n’avons rien dans le calendrier aujourd’hui. Toute l’équipe est sur un autre événement. » « Quoi? T’es pas sérieux? Tu n’as rien? » « Non. Nous l’avons pour le 11 mai… »

Le cœur arrête. Le cerveau manque d’oxygène, refuse ces mots. Je cours comme un fou dans les corridors, arrive dans la salle, cherche le contrat. Je lis avec stupéfaction : « 11 mai 2010 ». Je récite quelques messes, invoque tous les Saints du Ciel. Cette AG est la 4e et dernière de notre président, Claude Charron. Si je ne trouve pas 2 100 bouchées dans les soixante prochaines minutes, j’ai la conviction que mon aventure à la CIGM se termine. Les précieuses leçons apprises de Dale Carnegie refont surface. Accepte le pire (être congédié), puis passe à l’action et trouve une solution. Heureusement, l’Étoile fournit les consommations.

Retour en bas. Je lis « t’es dans marde en maudit mon gars » dans les yeux de Florence et Isabelle. Elles travaillent déjà à un plan d’urgence. Le restaurant Kabana nous fournira 1200 bouchées et du personnel pour 17h. Plusieurs traiteurs ne peuvent nous fournir la nourriture en raison du délai trop court.

12h50. L’AG débute dans 10 minutes. Je monte dans le hall d’entrée, croise plusieurs membres de mes comités et agents qui me connaissent bien. Tous veulent me parler. « Désolé, pas le temps, je suis sur un rush ». Nous sommes rendus à 240 personnes inscrites. Je soupire un peu. « 1200 divisé par mettons 300, 4 bouchées par personnes… Ok. Pas si pire ».

Vers 13h10, un de mes traiteurs réguliers, Avec Plaisirs, filiale de Agnus Dei, me confirme qu’il peut m’envoyer 1000 bouchées pour 17h. Je suis sauvé! La catastrophe est évitée.

Merci à Florence et Isabelle de l’Étoile. Merci à Kabana. Merci à Martin de Avec Plaisirs.

Ah oui. J’oubliais. J’ai avisé ma patronne seulement mercredi midi. Elle m’a félicité pour la gestion de cette crise. Demain, je vous raconte la réaction du traiteur.

1 commentaire:

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