Translate my blog

7 mai 2011

First In. Last Out. Ainsi va ma vie de planificateur!

Pourquoi ce titre? Parce que depuis très longtemps, je suis le premier arrivé sur un événement et le dernier à le quitter. J’aime cette poussée d’adrénaline qui m’envahit le Jour J. J’entre dans ma bulle, vit le scénario planifié depuis des jours, des semaines, voire des mois. Le monde s’efface autour de moi. La salle vide, les derniers ajustements. Les invités qui entrent. Le « On part dans deux minutes. Le GO! ». Suivi des heures plus tard du « Merci tout le monde! Super! » et du démontage.

J’ai quitté la maison à 6 h 15, fait mon entrée au Sheraton à 7 h 15. C’est ici que sans le savoir, en décembre 1989, que j’ai pris mon envol, lors du congrès national d’AIESEC Canada, organisé par AIESEC HEC. Le passé, le présent et l’avenir me rattrapent en ce jeudi pluvieux.

Je découvre la salle et le montage effectué la veille par AVW Telav. Les équipiers des banquets du Sheraton installent les chaises. « 630 !» m’annonceront-ils avec fierté vers 8 h 30. De vrais pros qui connaissent leur travail à perfection. Ce matin, en quittant, j’écrivais que je m’attendais à 70% de taux de présence. Mon intuition était la bonne : 429 membres se sont présentés, ce qui représente 59,7% des gens inscrits. Dommage dirons certains. Et oui! Dans les activités gratuites, il n’est pas rare que 30 à 40% des invités ne se présentent pas. Comprenez-vous maintenant pourquoi les compagnies aériennes effectuent du overbooking?

Les chaises. Réglé. Les causeuses louées chez Sofa2Go se pointent vers 8 h 40. Elles sont installées sur la scène. Non, pas ainsi. Plutôt de cette façon. Recule. Observe. Finalement, plus de cette façon. « Oui, mais. Mon éclairage? » « Teste-le. » Ok, ça ira. Les moniteurs sont déplacés. La scène, réglé. Ma collègue Chantal s’attaque aux présentations et à l’ajustement final des projecteurs. À 10 h, tout le Conseil d’administration se réunit pour une pratique générale.

Pendant ce temps, à l’extérieur, nous complétons la signalisation pour l’inscription. À 10 h 30, tout est réglé. Je révise le déroulement de la journée avec Martin Poirier, le maître d’hôtel. Durant toute la journée, il m’impressionnera par la rapidité de son service et son calme même quand je lui annonce des modifications importantes de dernière minute. Je lève mon chapeau à toute l’équipe du Sheraton!

L’AGA se déroule sans anicroche logistique ou technique. Les débats sont parfois houleux, ce qui s’avère normal pour une telle assemblée. Une chose me fascine. Cette impression que les gens ont en regardant la salle et en se disant : « Oh mon doux! La salle est pleine. Il ne reste plus aucune place. Trouve des chaises Christian, trouve des chaises!!! Vite, vite, vite!!!! ». Vous vous souvenez que je les ai comptées les chaises? 630. À tout moment, Alain Girard m’informe du nombre de participants. 630 – 380 = 250 places disponibles!!! Regarde. Ici, là et là. Une, deux, trois, trente places disponibles. Et encore là-bas. Tout le devant est vide… Un jour, j’inventerai un système thermique qui détectera la présence d’une personne sur la chaise. Le signal sans fil sera envoyé à un tableau qui sera situé à l’entrée de la salle. Une chaise disponible, une lumière allumée. Une chaise occupée, un témoin éteint. « Regardez. Il y a encore tout ceci de disponible! ». Décompte en réel. Wow!

Fist In. Last Out. L’assemblée se termine vers les 18 h 20. L’équipe de démontage de AVW Telav entre en action. À 20 h, la salle ressemble à ceci. Je range les bannières CIGM. Prend un verre avec les membres qui sont encore sur place. À 20 h 30, je reprends la route vers Richelieu, satisfait. Ma 9e assemblée générale annuelle CIGM est derrière moi. La semaine prochaine, post-mortem de l’événement. Nous planifions déjà l’édition 2012…

Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire

Merci de prendre le temps de commenter ! Ne vous laissez pas avoir par le curseur qui clignote dans le carré blanc. J'aime vous lire !

Lecture suggérée ...

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...