Une conférence de l’intérieur

Aujourd’hui, je vous emmène à l’arrière-scène d’une conférence organisée pour une association, en l’occurrence la CIGM. En 2009, mes sept comités en ont organisé quarante. Elles se concentrent en septembre, octobre, février, mars et avril. Cinq vagues de sept conférences, plus les conférences du troisième mercredi du mois du comité Commercial IC&I. Nul besoin de vous dire que pendant ces périodes, je ne dérange pas trop mes collègue de bureau, car j’y suis absent la majeure partie du temps. Je me retrouve alors dans ce que j’aime : un événement où je rencontre des gens. Retour sur une conférence tenue le 15 septembre dernier.

8 h 16, Hôtel Ruby Foo’s, sur Décarie à Montréal. Emelie et moi sommes prêts à accueillir les participants. Nous en attendons plus de 100! Je retrouve l’énergie des groupes qui m’a tant manqué durant l’été. Flashback.

Nous résidons tous les deux à Richelieu, en Montérégie. Départ de la maison à 6 h 40. La 10, Champlain, l’échangeur Turcot, Décarie. Parcours du combattant pour se rendre à pied d’œuvre. 1 h 10 plus tard, nous entrons enfin dans la salle. Première étape : vérifier le montage de la salle. Il manque deux tables, la scène est à déplacer. Les micros sont là. Le buffet du petit-déjeuner est en cours de montage à l’extérieur de la salle. J’installe l’ordi, le projecteur, m’assure que les micros fonctionnent. Pendant ce temps, Emelie prépare l’accueil. Nous montons les bannières autoportantes. Je révise le déroulement avec Richard, le fidèle employé des banquets qui est là depuis des lustres. Il comprend mes besoins, est prévenant et souriant. Vous planifiez des événements? Un conseil. Traitez avec respect le personnel qui travaille sur vos événements. Intéressez-vous à eux. Demandez-leur comment ils se portent. Je vous garantis des résultats surprenants! Richard est un atout incontestable dans tous mes événements au Ruby Foo’s. Kathy, la directrice des ventes, passe nous saluer.

8 h 30. Les participants commencent à arriver. Ils proviennent de tous les secteurs du Grand Montréal. J’en connais plus de la moitié et les reçoit avec leur prénom et un grand sourire. Je suis content de retrouver ma gang. Ici, je me sens utile. Je rencontre des gens qui veulent se développer, qui ont compris l’importance du réseautage et du partage d’information. Le président du comité, Guy Bélanger est exigeant, perfectionniste. Au fil des années, j’ai appris à le connaître et je respecte beaucoup son dévouement pour le développement de sa profession. Sans lui, nous ne connaîtrions pas autant de succès. Il m’a permis de grandir et de repousser mes limites. La salle se remplit peu à peu.

Pourquoi aimes-tu ton travail d’organisateur d’événements? Parce que j’aime voir les salles vides, y imaginer les participants. Visualiser le déroulement de la rencontre. Je sais que ces moments de calme seront suivis du rush d’adrénaline de l’événement en tant que tel. Certaines personnes pourraient alors croire, en me voyant, que je « dors au gaz ». Mais non. Je suis à l’affût, tous les sens en alerte. J’observe les participants, tente de prévoir leur réaction, les pépins techniques potentiels. Dans ces cas, je dois réagir au quart de tour. Je n’ai jamais vécu d’urgence majeure en vingt ans. Je ne m’en souhaite pas.

Après deux heures, trois dans le cas des événements du regroupement commercial, le président du comité remercie les participants et les convie au prochain rendez-vous. Les gens se disent au revoir et quittent. Mon histoire professionnelle se résume à ceci : First In, Last Out. Je démonte mon matériel, vérifie la salle pour les éventuels objets perdus, remercie le personnel de l’hôtel et reprend la route du bureau. Une conférence réussie. Je passe à la prochaine!